# Organización y administración del correo electrónico

Deseará probablemente organizar sus mensajes, por muy pocos que sean los que reciba cada día. Cuando cuente con un centenar de ellos, y quiera encontrar un mensaje de un mes de antigüedad, le resultará necesario poner orden y organizar su correo. Afortunadamente, Ximian Evolution cuenta con las herramientas necesarias para ayudarle en esta tarea.

## Importación de la configuración y de los mensajes existentes

Evolution le permite importar mensajes y otros datos existentes: no tendrá que preocuparse por la pérdida de información anterior.

### Importación de los mensajes de correo

Ximian Evolution puede importar los tipos de archivos siguientes:

VCard o carpetas virtuales (.vcf, gcrd):

- El formato de libreta utilizado por los programas GNOME, KDE así como numerosas aplicaciones de administración de contactos. Será necesario poder exportar a formato VCard la libreta de direcciones de su otra aplicación.

iCalendar (.ics):

- Un formato utilizado para almacenar archivos de calendario. iCalendar es el programa utilizado por equipos de bolsillo PalmOS, así como Ximian Evolution, y Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook Express 4 (.mbx):

- El formato de archivos de Microsoft Outlook Express 4. Para otras versiones de Microsoft Outlook y Outlook Express, vea la solución descrita en la nota siguiente.

MBox (mbox):

- El formato de buzón de correo utilizado por los programas Mozilla, Netscape, Ximian Evolution, Eudora y muchos otros clientes de correo electrónico.

Para importar sus mensajes existentes:

1. Haga clic en Archivo Importar.

2. Haga clic en Siguiente tras leer la pantalla de bienvenida.

3. Seleccione Importar un único archivo.

4. Busque el archivo que quiere importar en Evolution.

5. Haga clic en Importar

### Importación de las preferencias

Evolution es capaz de importar sus mensajes, contactos y otra información existente desde otras aplicaciones, y facilitarle de este modo su transición a Evolution.

Para importar su información existente:

1. Haga clic en Archivo Importar.

2. Haga clic en Siguiente tras leer la pantalla de bienvenida.

3. Seleccione Importar datos y configuración de programas antiguos.

4. La columna más a la izquierda muestra la aplicación donde se encuentra la información que desea importar. Seleccione ahora las casillas de cada componente para importar las distintas propiedades de cada aplicación.

5. Haga clic en Siguiente

6. Haga clic en Importar

#### Usuarios de Microsoft Outlook y Outlook Express

Los programas Microsoft Outlook, y las versiones de Outlook Express posteriores a la versión 4, utilizan formatos propietarios que Ximian Evolution no puede leer ni importar. En el caso de los contactos, debe enviárselos por correo a si mismo, e importarlos por este procedimiento. En el caso de los mensajes, existe una solución más sencilla:

1. Desde Windows, importe los archivos en el cliente Mozilla Mail (o en otro cliente de correo que utilice el formato mbox estándar, como Netscape o Eudora).

2. Copie los archivos al sistema o a la partición que utiliza para Ximian Evolution.

3. Utilice la herramienta de importación del programa Ximian Evolution para importar estos archivos. Encontrará más explicaciones acerca del porqué y del cómo de este procedimiento en el sitio Web de asistencia de Ximian.

#### Usuarios de Netscape

Antes de importar mensajes desde Netscape, asegúrese de seleccionar Archivo Compactar todas las carpetas. Si no lo hace, Ximian Evolution también importará los mensajes borrados de las carpetas de mensajes eliminados.

## Uso de cabeceras para ordenar los mensajes

De forma predeterminada, la lista de mensajes incluye columnas con las cabeceras siguientes: el icono de un sobre que indica si el mensaje ha sido leído o contestado; un signo de admiración que indica la prioridad y los campos De, Asunto y Fecha. Puede arrastar las columnas para cambiar su orden o para eliminarlas. Para agregar columnas:

1. Haga clic con el botón derecho sobre las cabeceras de las columnas

2. Haga clic en Añadir una columna

3. Arrastre la columna hasta la posición deseada entre dos cabeceras existentes. Una flecha roja le indica el lugar donde quedará la columna.

Haga clic con el botón derecho en una de las cabeceras de columna para ver una lista de opciones:

Orden ascendente:

- Ordena los mensajes del primero al último.

Orden descendente:

- Ordena los mensajes del último al primero.

Agrupar por campo:

- Agrupa los mensajes en lugar de ordenarlos. Esta operación coloca los contactos que comparten propiedades idénticas, dentro de un campo especificado, en un grupo independiente, separado físicamente de los demás.

Quitar esta columna:

- Retira la columna de la pantalla. Para retirar columnas, también puede arrastrar y soltar la cabecera fuera de la lista.

Selector de campos:

- Cuando selecciona este elemento, aparece un listado de cabeceras posibles; arrastre simplemente la que desee entre dos cabeceras existentes. Una flecha roja le muestra el lugar donde quedará colocada la columna.

## Organización básica de carpetas

Ximian Evolution utiliza carpetas para conservar los mensajes de correo, así como las tarjetas de direcciones y los calendarios. El programa le ofrece al principio unas pocas carpetas, como Entrada, Salida y Borradores, pero puede crear tantas otras como desee. Para crear carpetas nuevas, en el menú Archivo, seleccione Nuevo y a continuación Carpeta. Ximian Evolution le solicita el nombre y el tipo de carpeta, y le presenta un árbol de los directorios donde puede elegir la ubicación de la nueva carpeta.

Cuando hace clic en Aceptar, su nueva carpeta aparece en la vista de carpetas. A continuación, puede arrastrar y colocar mensajes o hacer clic en el icono Mover de la barra de herramientas. Si desea mover varios mensajes a la vez, para seleccionarlos haga clic en cada uno con la tecla Ctrl presionada, o utilice la tecla Mayús para selecciona un grupo de mensajes contiguos. Si crea un filtro con el Asistente de filtros, sus mensajes quedan ordenados automáticamente.

### Subcarpetas en IMAP

El buzón de entrada de la mayoría de los servidores IMAP no puede contener a la vez subcarpetas y mensajes. Cuando crea carpetas adicionales en su servidor de correo IMAP, debe hacerlas partir de la raíz del árbol de carpetas de cuentas IMAP, y no desde el buzón de entrada. Si crea subcarpetas en el buzón de entrada, dejará de poder leer mensajes que existen en esta carpeta, hasta que las mueva hacia otro lugar.

## Búsqueda de mensajes

La mayoría de los clientes de correo son capaces de realizar búsquedas en los mensajes, pero Ximian Evolution lo hace aún más rápido. Puede realizar búsquedas sólo en el asunto, sólo en el cuerpo del mensaje, o hacerlo en el asunto y el cuerpo a la vez.

Para iniciar la búsqueda, escriba una palabra o una frase en el área de texto bajo la barra de herramientas, y seleccione un opción de búsqueda:

El cuerpo o el asunto contiene:

- Esta opción busca en el asunto y en el cuerpo de los mensajes la palabra o frase especificada en el campo de búsqueda.

El cuerpo contiene:

- La búsqueda se realiza únicamente en el texto del mensaje, no en el asunto.

El asunto contiene:

- Esta opción mostrará los mensajes cuya línea asunto incluye el texto buscado. La búsqueda no se realiza en el cuerpo del mensaje.

El cuerpo no contiene:

- Encuentra todos los mensajes que no incluyen el texto buscado en el cuerpo del mensaje. También mostrará los mensajes en los que el texto buscado aparece en la línea del asunto, cuando no en el cuerpo del mensaje.

El asunto no contiene:

- Encuentra todos los mensajes cuyo asunto no contiene el texto buscado.

Tras escribir la frase buscada, presione Intro. Ximian Evolution le muestra los resultados de la búsqueda en la lista de mensajes.

Si piensa volver a repetir la búsqueda, puede conservarla en una carpeta virtual: para ello, seleccione Guardar búsqueda como carpeta virtual.

Cuando no necesite buscar más, para mostrar de nuevo todos los mensajes, elija Mostrar todos en la lista desplegable Búsqueda. Si le gusta hacer de listo, ponga simplemente un espacio en blanco: como todos los mensajes incluyen al menos un espacio en blanco, comprobará que todos aparecen en la carpeta.

Si prefiere realizar una búsqueda más compleja, abra el cuadro de diálogo de búsqueda avanzada: para ello, seleccione Avanzado... en la lista desplegable Búsqueda. A continuación, defina su criterios de búsqueda (cada uno con las mismas opciones que las que ya vimos en la barra de búsqueda normal), y especifique si desea que los mensajes encontrados coincidan con todos, o sólo con uno de los criterios. Haga clic en Buscar para buscar estos mensajes.

Éste es un procedimiento similar al que le permite ordenar mensajes mediante filtros y carpetas virtuales, que describiremos en secciones siguientes.

## Creación de reglas para organizar automáticamente el correo

Los filtros trabajan de forma muy parecida a la del departamento de correo de una organización de gran tamaño. Su cometido es el de empaquetar, ordenar y distribuir el correo en varias carpetas. Además, es posible aplicar sobre un mismo mensaje filtros múltiples, asociados a acciones múltiples, para manipularlo de numerosas formas. Por ejemplo, sus filtros pueden crear copias de un mismo mensaje en múltiples carpetas; pueden también conservar o incluso mandar una copia a otra persona, y todo de forma rápida. Por supuesto, estas operaciones son también más rápidas y flexibles que una persona real colocada ante un montón de sobres.

### Creación rápida de filtros

Existe un procedimiento rápido y sencillo para crear filtros o carpetas virtuales. En la lista de mensajes, haga clic con el botón derecho en el mensaje deseado y en el submenú Crear una regla con el mensaje seleccione una de las opciones disponibles.

### Creación de filtros

Para crear un nuevo filtro:

1. Seleccione Herramientas Filtros

2. Haga clic en Añadir.

3. Escriba el nombre de filtro en el campo Nombre de la regla. Para cada criterio, seleccione en primer lugar las partes de los mensajes que desea examinar con el filtro:

   - Remitente - La dirección del remitente.

   - Destinatarios - Los destinatarios del mensaje.

   - Asunto - La línea asunto del mensaje.

   - Cabecera específica - El filtro puede examinar cualquier cabecera deseada, por muy oscura o personalizada que sea. Escriba el nombre de la cabecera en el primer cuadro de texto, y el texto buscado en el segundo.

     #### Cabeceras repetidas

     Si en un mensaje aparece más de una vez la misma cabecera, Evolution sólo se fija en la primera, aunque en la segunda el contenido sea diferente. Por ejemplo, si un mensaje declara la cabecera Resent-From: con «engineering@rupertcorp.com» y a continuación la redefine como «marketing@rupertcorp.com», Evolution aplicará el filtro como si la segunda declaración no apareciera. Para filtrar mensajes que utilizan varias cabeceras varias veces, utilice una expresión regular.

   - Cuerpo del mensaje - Busca en el texto efectivo del mensaje.

   - Expresión - Sólo para programadores: busca un mensaje que corresponda a una expresión escrita en lenguaje Scheme, utilizado para definir filtros en Ximian Evolution.

     #### ¿Qué ocurre si varios filtros coinciden con un mismo mensaje?

     Cuando varios filtros coinciden con un mismo mensaje, éstos se aplican en orden, excepto cuando uno de los filtros contiene la acción Parar el proceso. Si esta acción aparece en un filtro, los demás filtros no afectarán una segunda vez a un mismo mensaje.

   - Fecha de envío - Filtra los mensajes en función de la fecha de envío: en primer lugar, defina las condiciones que desea ver cumplidas con un mensaje: antes de una hora determinada, después de de ella, etc. A continuación, especifique la fecha y hora. La fecha y hora del mensaje se compara con la hora del sistema al ejecutarse el filtro, o con una hora y fecha específica elegida en el calendario. Es incluso posible buscar mensajes dentro de un intervalo de tiempo relativo al filtro, por ejemplo, para buscar mensajes dentro de los dos últimos días.

   - Fecha de recepción - Funciona del mismo modo que la opción Fecha de envío, excepto que compara la fecha y hora de recepción del mensaje con las fechas especificadas.

   - Puntuación - Los mensajes utilizan de un rango de prioridades entre -3 (mínima importancia) y 3 (máxima importancia). Unos filtros pueden establecer la prioridad de los mensajes recibidos, mientras otros se aplican únicamente a aquellos mensajes con una prioridad determinada.

   - Tamaño (Kb) - Ordena los mensajes en función de su tamaño en kilobytes.

   - Estado - Ejecuta un filtro en función del estado del mensaje, por ejemplo «Nuevo».

   - Adjuntos - Crea un filtro en función de si el mensaje contiene un adjunto.

   - Lista de correo - Aplica un filtro en función de la lista de correo de donde proviene el mensaje.

     #### ¿Cómo funcionan los filtros sobre listas de correo?

     Un filtro sobre listas de correo busca en realidad una cabecera específica llamada `X-BeenThere`, utilizada para identificar las listas de correo, u otros redistribuidores de correo.

   - Coincide con expresión regular - Si sabe cómo construir una expresión regex (del inglés «regular expression»), aquí tiene la ocasión de demostrar sus conocimientos.

   - Cuenta de origen - Aplica un filtro en función del servidor de donde provienen los mensajes. Puede escribir, o seleccionar la dirección URL en la lista desplegable. Esta característica sólo tiene interés cuando utiliza más de un origen de correo.

4. Seleccione el criterio de la condición. Si desea utilizar múltiples criterios haga clic en Añadir criterio y repita el paso anterior.

5. Seleccione la acciones del filtro en la sección Entonces. Puede seleccionar cualquiera las opciones siguientes.

   - Mover a la carpeta - Al seleccionar este elemento, Ximian Evolution colocará los mensajes en la carpeta especificada. Haga clic en el botón <pulse aquí para seleccionar una carpeta>.

   - Copiar a la carpeta - Al seleccionar este elemento, Ximian Evolution colocará los mensajes en la carpeta especificada. Haga clic en el botón <pulse aquí para seleccionar una carpeta>.

   - Reenviar a la dirección - Seleccione esta opción y escriba la dirección del destinatario que recibirá una copia del mensaje.

   - Borrar - Marca el mensaje para borrarlo. Sigue siendo posible recuperar el mensaje de nuevo, al menos hasta que seleccione Purgar el correo.

   - Parar el proceso - Especifique si desea que todos los demás filtros pasen por alto este mensaje, porque con las acciones definidas es suficiente.

   - Asignar color - Seleccione este elemento para que Ximian Evolution resalte el mensaje con el color especificado.

   - Asignar puntuación - Por ejemplo, puede asignar una prioridad mayor a todos los mensajes que contengan en algún lugar del cuerpo la palabra «importante». En un filtro posterior, podrá entonces reordenar los mensajes en función de su valor de prioridad.

6. Poner estado - Si desea agregar múltiples acciones al filtro, haga clic en Añadir acción y repita el paso anterior.

7. Haga clic en Aceptar.

#### ¿Cuándo se aplican los filtros?

Si utiliza el protocolo POP para transferir el correo desde su servidor hacia su equipo local, los filtros se aplican sobre los mensajes entrantes cada vez que comprueba la presencia de correo nuevo.

Si almacena su correo en el servidor y utiliza el protocolo IMAP para comprobarlos, los filtros intervienen cada vez que abre el buzón de entrada. En algunos casos, cierto número de mensajes sin leer aparecen en el buzón de entrada; cuando hace clic en el buzón de entrada, los filtros se aplican y a continuación los mensajes se mueven hacia otro lugar.

Si utiliza la herramienta Ximian Connector para almacenar su correo en un servidor Exchange, los filtros se aplican sólo cuando abre el buzón de entrada y selecciona Acciones Aplicar filtros, o presiona la combinación de teclas Ctrl Y

#### Utilización de un filtro para evitar el correo basura

Un buen indicador de «spam» o envíos masivos (en inglés «bulk») suele ser la presencia de un encabezado `Precedence: Bulk` en algún punto del mensaje. Por supuesto, no todos lo envíos masivos son «spam», y existen mensajes aceptables (como las listas de correo a las que se suscribe, por ejemplo) que también se califican como «bulk». Sin embargo, si opta por filtrar dicha cabecera, podrá interceptar un gran número de mensajes que no desea recibir.

Para interceptar y marcar automáticamente estos mensajes para su eliminación, siga los pasos siguientes:

1. Seleccione Herramientas Filtros.

2. Haga clic en Nuevo.

3. Defina la primera parte del criterio para buscar una Cabecera específica.

4. Escriba `Precedence` como nombre de la cabecera.

5. Seleccione la opción contiene en la segunda lista desplegable.

6. Escriba `Bulk` como contenido buscado. Ahora está trabajando con todos los mensajes que contienen la palabra «Bulk» dentro de la cabecera «Precedence».

7. Para aplicar acciones, seleccione «Mover a la carpeta» y elija la carpeta donde desea colocar el correo encontrado.

8. Si lo desea, agregue otra acción, y elija Borrar.

9. Haga clic en Aceptar. Ha terminado.

### Edición de filtros

Para modificar un filtro:

1. Seleccione Herramientas Filtros

2. Seleccione el filtro dentro de la sección Reglas de filtrado y haga clic en Modificar.

3. Modifique los parámetros deseados.

4. Haga clic en Aceptar en la ventana del editor de filtros.

5. Haga clic en Aceptar en la ventana del administrador de filtros.

### Eliminación de filtros

Para eliminar un filtro:

1. Seleccione Herramientas Filtros

2. Seleccione el filtro y haga clic en Borrar.

#### Cambio de nombres de carpetas y de filtros

- El correo entrante que los filtros no desplazan hacia otro sitio permanecen en la carpeta de entrada; asimismo, el correo saliente no desplazado acaba en la carpeta de correo enviado. Debe por tanto asegurarse de cambiar los filtros asociados.

## Organización avanzada con carpetas virtuales

Si los filtros no le resultan lo suficientemente flexibles, o si se encuentra ejecutando la misma búsqueda una y otra vez, considere la solución de las carpetas virtuales. Las carpetas virtuales (o «vFolders»), son una solución avanzada de Ximian Evolution para consultar los mensajes de correo. Las carpetas virtuales ayudan a controlar la situación cuando recibe una gran cantidad de correo, o cuando olvida con frecuencia a dónde mueve los mensajes.

Una carpeta virtual es realmente un híbrido de todas las demás herramientas de organización: es parecido a una carpeta, opera como una función de búsqueda y se configura como un filtro. En otras palabras, mientras una carpeta convencional contiene mensajes reales, una carpeta virtual es una vista de mensajes que pueden estar ubicados en carpetas diferentes. Los mensajes incluidos son identificados al vuelo mediante un conjunto de criterios elegidos de antemano.

A medida que recibe o borra los mensajes que cumplen con los criterios de la carpeta virtual, Ximian Evolution los incluye o los borra automáticamente de su lista de contenidos. Cuando borra un mensaje, queda eliminado de la carpeta donde existe realmente, así como de cualquier carpeta virtual con la que es posible consultarlo.

Imagine un negocio donde se intenta administrar el flujo de mensajes enviados por centenares de distribuidores y clientes; o una universidad con grupos de cursos, profesores, servicios administrativos y estudiantes que se solapan y evolucionan. Cuanto mayor sea el número de mensajes que consiga organizar, menos riesgo corre de sufrir el colapso en un sistema de organización que no es lo bastante flexible. Las carpetas virtuales contribuyen a mejorar la organización porque permiten administrar conjuntos solapados de un modo que resulta imposible de diseñar con sistemas tradicionales de carpetas y filtros.

### La carpeta virtual «no coincidente»

La carpeta virtual no coincidente es el espejo de todas las demás carpetas virtuales: contiene todos los mensajes que no cumplen los criterios satisfechos por las demás carpetas virtuales.

Si utiliza un sistema de almacenamiento remoto como IMAP o Microsoft Exchange, donde las búsquedas se realizan a través de carpetas virtuales, la carpeta virtual no coincidente se adapta a su vez y también explora las carpetas remotas. Si no crea ninguna carpeta virtual que busque en almacenes remotos, la carpeta virtual No coincidente tampoco los buscará.

### Carpetas, búsquedas y carpetas virtuales

Para organizar su correo, Juan define una carpeta virtual para los mensajes enviados por su amiga y compañera de trabajo Ana. También tiene otra para los mensajes que incluyen ximian.com en la dirección, y Ximian Evolution en la línea del asunto, con el fin de conservar la traza de las personas que trabajan con él en el desarrollo de Evolution. Si Ana le manda un mensaje acerca de cualquier otro tema que Ximian Evolution, éste sólo aparece en la carpeta llamada «Ana». Cuando Ana le envía un correo acerca de la interfaz de usuario de Evolution, el mensaje aparece tanto en la carpeta virtual «Ana», como en la también carpeta virtual «Debate interno acerca de Evolution».

### Creación de carpetas virtuales

Para crear una carpeta virtual:

1. Seleccione Herramientas Editor de carpetas virtuales

2. Haga clic en Añadir

3. Escriba un nombre para la carpeta virtual en el campo Nombre de la regla.

4. Seleccione el criterio de búsqueda. Para cada criterio, seleccione en primer lugar qué partes de los mensajes desea examinar durante la búsqueda:

   - Remitente - La dirección del remitente.

   - Destinatarios - Los destinatarios del mensaje.

   - Asunto - La línea asunto del mensaje.

   - Cabecera específica - La carpeta virtual puede examinar cualquier cabecera deseada, por muy oscura o personalizada que sea. Escriba el nombre de la cabecera en el primer cuadro de texto, y el texto buscado en el segundo.

   - Cuerpo del mensaje - Busca en el texto efectivo del mensaje.

   - Expresión - Sólo para programadores: busca un mensaje que corresponda a una expresión escrita en lenguaje Scheme, utilizado para definir carpetas virtuales en Ximian Evolution.

   - Fecha de envío - Busca mensajes en función de la fecha de envío: en primer lugar, defina las condiciones que desea ver cumplidas con un mensaje: antes una hora determinada, después de de ella, etc. A continuación, especifique la fecha y hora. La carpeta virtual compara la fecha y hora del mensaje se compara con la hora del sistema al ejecutarse el filtro, o con una hora y fecha específica elegida en el calendario. Es incluso posible buscar mensajes dentro de un intervalo de tiempo relativo al filtro, por ejemplo, para buscar mensajes dentro de los dos últimos días.

   - Fecha de recepción - Funciona del mismo modo que la opción Fecha de envío, excepto que compara la fecha y hora de recepción del mensaje con las fechas especificadas.

   - Puntuación - Los mensajes utilizan de un rango de prioridades entre -3 (mínima importancia) y 3 (máxima importancia). Unas Carpetas virtuales pueden establecer la prioridad de los mensajes recibidos, mientras otras se aplican únicamente a aquellos mensajes con una prioridad determinada.

   - Tamaño (Kb) - Ordena los mensajes en función de su tamaño en kilobytes.

   - Estado - Realiza una búsqueda sobre el estado del mensaje, por ejemplo «Nuevo».

   - Adjuntos - Crea una carpeta virtual en función de si el mensaje contiene un adjunto.

   - Lista de correo - Busca en función de la lista de correo de donde provienen los mensajes.

   - Cuenta de origen - Busca mensajes en función del servidor de donde provienen. Puede escribir, o seleccionar la dirección URL en la lista desplegable. Esta característica sólo tiene interés cuando utiliza más de un origen de correo.

5. Seleccione las carpetas de origen. Puede seleccionar:

   - únicamente carpetas especificadas

     En este caso, es necesario especificar las carpetas en el campo inferior.

   - con todas las carpetas locales

   - con todas las carpetas remotas activas

   - Con todas las carpetas locales y remotas activas

Las carpetas remotas se consideran activas mientras está conectado al servidor; debe conectarse al servidor de correo de su carpeta virtual para poder incluir los mensajes de dicho origen.

#### Selección de una regla de carpeta virtual

Creación de una regla de carpeta virtual